Un partener nou îți trimite datele pentru contract și pe hârtie apar trei numere care seamănă între ele: un CUI, un CIF și un cod de TVA. De cele mai multe ori sunt același număr scris în contexte diferite, dar confuzia dintre ele te costă concret atunci când emiți o factură greșită sau când îți deduci TVA de la cineva care nu are dreptul să ți-l factureze.
CUI și CIF sunt același număr, în două contexte
Codul Unic de Înregistrare se atribuie de Registrul Comerțului în momentul înmatriculării și însoțește firma peste tot: în bilanțuri, în dosarele din instanță, în registrele ANAF. Codul de Identificare Fiscală este același șir de cifre, privit din perspectiva fiscală. Nu sunt două numere diferite pe care trebuie să le ceri separat: dacă ai unul, îl ai și pe celălalt.
Confuzia se întreține prin acte, care folosesc când un termen, când celălalt, în funcție de cine le-a redactat. Practic, dacă cineva îți cere CIF-ul firmei și tu îi dai CUI-ul din certificatul de înregistrare, i-ai dat exact ce a cerut. Persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și cele familiale au și ele cod fiscal propriu, distinct de codul numeric personal al titularului, iar el se caută la fel ca al unui SRL. Definițiile scurte sunt în dicționar, la CUI / CIF.
Prefixul RO separă plătitorii de TVA de restul
Când o firmă este înregistrată în scopuri de TVA, codul primește prefixul RO: 12345678 devine RO12345678. Absența prefixului nu înseamnă o firmă cu probleme. Înseamnă că firma nu este înregistrată în scopuri de TVA, fiindcă se află sub plafonul de înregistrare, a optat să rămână neplătitoare sau i s-a anulat înregistrarea.
Diferența contează în ziua în care primești factura. Un furnizor neînregistrat în scopuri de TVA nu are ce TVA să îți factureze, deci nu ai ce deduce. Dacă totuși îți trece TVA pe document, ai o problemă de dedus și o discuție de purtat înainte de plată. Situația apare mai des decât pare, fiindcă anularea codului de TVA este o măsură pe care ANAF o aplică inclusiv firmelor care funcționează în continuare.
Statutul se verifică în registrele publice ale ANAF și se schimbă în timp, deci contează data la care ai verificat, nu ce scria pe contractul semnat acum doi ani. Situațiile în care codul dispare sunt explicate în articolul despre contribuabilul inactiv la ANAF, iar termenul în sine este definit la plătitor de TVA.
Numărul din registrul comerțului răspunde la altă întrebare
Numărul de ordine din registrul comerțului, cel de forma J40/1234/2005, nu identifică firma fiscal. El spune unde stă firma în registru: litera pentru categoria de persoană juridică, indicativul județului, numărul de ordine din anul respectiv și anul înmatriculării. Numerotarea repornește de la 1 în fiecare an, deci două firme din ani diferiți pot purta același număr de ordine fără nicio legătură între ele.
Informația utilă din el este anul: îți dă vechimea firmei dintr-o privire, iar vechimea rămâne unul dintre cele mai simple filtre de risc pentru un partener necunoscut. Formatul a fost modificat în timp, așa că vei întâlni firme cu numere scrise în forme diferite, în funcție de momentul înregistrării. Firmoscop afișează numărul exact așa cum apare la Registrul Comerțului, fără să îl normalizeze.
Pe factură intră codul fiscal al ambelor părți, nu ștampila
Elementele obligatorii ale unei facturi sunt enumerate limitativ în articolul 319 alineatul (20) din Legea 227/2015, Codul fiscal. Printre ele: numărul secvențial care identifică factura, data emiterii, denumirea și adresa furnizorului și ale beneficiarului, codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului atunci când acesta este persoană impozabilă, descrierea bunurilor sau serviciilor, baza de impozitare, cota și suma TVA.
Semnătura și ștampila nu se numără printre ele. Multe firme le cer în continuare din obișnuință, dar o factură fără ele este validă. În schimb, un cod fiscal scris greșit este o problemă reală: în sistemul de facturare electronică documentul este validat automat, iar o cifră în plus sau în minus îl oprește înainte să ajungă la partener.
EUID identifică aceeași firmă dincolo de graniță
Identificatorul unic european a apărut din nevoia registrelor comerțului din Uniune de a vorbi între ele. El combină un prefix de țară cu identificatorul firmei din registrul național, astfel încât o firmă românească să poată fi regăsită de un partener sau de o autoritate din alt stat membru fără traduceri și fără echivalări manuale.
Pentru munca de zi cu zi îl vei folosi rar. Când verifici un partener din alt stat al Uniunii, codul care contează pentru scutirea de TVA la o livrare intracomunitară se validează în VIES, la data tranzacției, nu la semnarea contractului. Procedura completă este în ghidul despre verificarea codului de TVA în VIES, iar termenii sunt definiți la EUID și VIES.
Ordinea practică înainte de prima factură cu un partener nou este scurtă: iei codul fiscal, confirmi că firma este activă la Registrul Comerțului, verifici dacă are cod de TVA valid atunci când îți facturează cu TVA, apoi copiezi pe factură numerele exacte, nu cele din e-mailul de acum trei luni. Toate patru se văd într-un singur loc pe profilul public al firmei: caută-o după nume sau după cod pe firmoscop.ro și compară cu ce ți-a trimis. Restul surselor publice gratuite sunt inventariate în ghidul despre verificarea gratuită a unei firme. Cadrul legal citat reflectă legislația în vigoare la 24 iulie 2026.