Verificarea pe care n-o poți proba e, la doi ani distanță, o verificare care nu a existat. La un control sau într-un litigiu, întrebarea nu e dacă ai avut dreptate despre un partener, ci dacă poți arăta că te-ai uitat: cine a verificat, când, din ce sursă și ce a rezultat.
Ce nu ține loc de dovadă
Screenshot-ul e cel mai frecvent substitut și cel mai fragil: nu are dată verificabilă, nu citează sursa datelor, iar pagina fotografiată se schimbă sau dispare. „Am căutat atunci pe internet” e o afirmație, nu o evidență. Istoricul browserului nu se anexează la dosar, iar memoria nu se auditează. Obligația de a păstra evidența verificărilor 5 ani de la încetarea relației vine din Legea 129/2019; contextul complet al obligațiilor de la preluarea unui client e în ghidul de onboarding.
O verificare care rezistă are patru elemente
Cine a făcut verificarea, data exactă, sursa oficială și rezultatul. Atât. Pe Firmoscop, al treilea element e chiar felul în care sunt afișate datele: fiecare informație din profilul unei firme poartă sursa (ANAF, Registrul Comerțului, Ministerul Finanțelor, portalul instanțelor, Buletinul Procedurilor de Insolvență) și data la care a fost citită. Raportul complet al unei verificări generează un link permanent, partajabil, și un PDF datat; ăsta e documentul punctual pe care îl atașezi la fișa unui client, cu semnalele și sursele lui.
Jurnalul dosarului se scrie singur și nu se rescrie
Dovada per firmă nu acoperă și întrebarea „v-ați uitat periodic?”. Pentru ea există jurnalul: fiecare firmă adăugată în portofoliu și fiecare verificare făcută pe dosar se consemnează automat, cu data ei. Jurnalul merge doar înainte: intrările nu se editează, iar scoaterea unei firme din portofoliu nu îi șterge istoria. Sunt exact proprietățile pe care le ceri unei evidențe înainte să o numești probă.
Exportul jurnalului în CSV (se deschide corect în Excel, cu diacritice) e anexa pe care o pui la dosarul fiecărui client, lângă fișa de acceptare și evaluarea de risc cerute de normele CECCAR. Cum ajung zeci de parteneri în portofoliu dintr-un singur import am descris în ghidul verificării în masă.
Procedura minimă care te acoperă
Trei momente, nimic sofisticat. La preluarea clientului: verificarea completă a firmei lui, cu raportul pus la dosar lângă actele de identificare. Pe parcurs: urmărirea automată pentru partenerii cu expunere mare, ca schimbările de verdict să vină singure, pe email, cu sursă și dată. La reînnoirea contractului sau anual: re-verificare și exportul jurnalului la dosar.
Limita e de spus la fel de clar ca restul: jurnalul dovedește că ai interogat sursele publice la o dată anume și ce au răspuns ele atunci. Nu înlocuiește actele de identificare ale clientului și nici dovada înregistrării beneficiarului real, care rămân obligații separate. Începe de azi cu trei clienți: alege-i pe cei cu expunerea cea mai mare, fă verificarea completă, exportă și pune la dosar. Termenii care apar pe drum sunt explicați în dicționar; cadrul normativ invocat e cel în vigoare la 22 iulie 2026.