Când preiei un client nou, preiei și riscurile lui: facturi de la furnizori inactivi care îi anulează deducerile, un beneficiar real pe care legea te obligă să-l identifici, un flux de facturare care poate fi deja în afara e-Factura. Iar dacă lucrezi în practică independentă sau printr-o firmă de contabilitate, Legea 129/2019 te face entitate raportoare: verificarea clientului la începutul relației nu e o bună practică, e o obligație cu amenzi de zeci de mii de lei.
Cine e entitate raportoare și cine nu
Legea 129/2019 privind prevenirea spălării banilor listează la art. 5 alin. (1) lit. e), printre entitățile raportoare, experții contabili, contabilii autorizați și persoanele care acordă consultanță fiscală sau contabilă ca activitate profesională. Distincția pe care presa o ratează frecvent: obligațiile revin profesionistului în practică independentă (pentru serviciile prestate în această calitate) și societăților de contabilitate. Contabilul angajat al unei firme obișnuite nu e, el însuși, entitate raportoare.
Pentru profesie, cadrul e completat de normele sectoriale CECCAR din 2023 (Hotărârea nr. 23/701/2023, M.Of. nr. 56/2023) și de Ordinul ONPCSB nr. 37/2021. Iar o scutire utilă pentru cabinetele mici: persoana desemnată cu responsabilități AML e obligatorie doar la persoanele juridice — art. 23 exceptează expres persoanele fizice și PFA. Politicile interne, evaluarea de risc per client și evidențele rămân însă obligatorii pentru toți, proporțional cu dimensiunea activității.
Cunoașterea clientelei începe de la primul client, nu de la 15.000 de euro
Pragul de 15.000 de euro, citat des ca „limita de la care faci verificări”, privește doar tranzacțiile ocazionale. La stabilirea unei relații de afaceri — adică exact la semnarea contractului de prestări servicii contabile — măsurile standard de cunoaștere a clientelei se aplică indiferent de valoare (art. 13 alin. (1) lit. a). Ele sunt patru, la art. 11 alin. (1): identifici clientul pe baza unor surse sigure și independente, identifici beneficiarul real, evaluezi scopul și natura relației și monitorizezi continuu relația, inclusiv tranzacțiile.
Două detalii cu greutate practică. Verificarea identității se face înainte de stabilirea relației, nu „în prima lună” (art. 11 alin. (8)). Și dacă nu poți aplica măsurile — clientul nu furnizează documentele, structura de deținere rămâne opacă — legea îți cere să nu inițiezi relația (art. 11 alin. (9)). Refuzul nu e exces de zel; e conduita prescrisă. Sancțiunile pentru încălcarea acestor obligații: amendă de la 25.000 la 150.000 de lei pentru persoane fizice, iar la persoane juridice limitele maxime se majorează cu 10% din veniturile totale raportate (art. 43).
O confuzie de dozat corect: raportarea tranzacțiilor în numerar de peste 10.000 de euro către ONPCSB privește tranzacțiile proprii ale cabinetului, nu încasările cash ale clienților din evidență. Pentru operațiunile clienților, instrumentul e raportul de tranzacții suspecte — transmis „de îndată”, exclusiv Oficiului, atunci când chiar ai o suspiciune.
Beneficiarul real: extrasul din registru nu e suficient
La orice relație nouă de afaceri ai obligația să obții dovada înregistrării beneficiarului real (persoana fizică ce deține sau controlează în ultimă instanță clientul — reperul legal e deținerea a 25% plus unu din capital) sau informații din registrul central (art. 11 alin. (8^1)). Doar că legea interzice expres bazarea exclusivă pe registru: art. 19 alin. (10) cere o abordare pe riscuri, adică să confrunți declarația cu structura reală de asociați. Iar dacă găsești neconcordanțe între registru și realitate, ai obligația să le semnalezi Oficiului și autorității care ține registrul (art. 19 alin. (7^1)).
Practic, confruntarea se face cu datele publice ONRC: cine sunt asociații și administratorii, ce alte firme au și în ce stare sunt acele firme. Pe Firmoscop, structura de reprezentare și grupul de firme conectate apar în profilul gratuit al clientului — inclusiv tiparul în care „firma nouă” continuă o firmă veche lăsată cu datorii.
Registrele ANAF: verificările fiscale din prima zi
Partea fiscală a onboarding-ului se sprijină pe registre publice, interogabile după CUI, toate gratuite. Primul e Registrul contribuabililor inactivi/reactivați — și nu doar pentru client, ci pentru furnizorii lui principali: Codul fiscal (art. 11 alin. (7)) taie dreptul de deducere a cheltuielilor și a TVA pentru achizițiile de la contribuabili inactivi. Cel mai frecvent accident de onboarding exact așa arată: clientul vine cu un furnizor important declarat inactiv de luni de zile, deducerile pică la primul control, iar întrebarea „de ce nu ne-a spus nimeni?” ajunge la tine.
Urmează statutul de TVA al clientului (Registrul persoanelor impozabile înregistrate în scopuri de TVA — un cod anulat din oficiu schimbă tot fluxul de lucru), regimul de TVA la încasare (schimbă momentul deducerii pe facturile lui) și, pentru clienții cu parteneri din UE, validarea VIES. La toate, verifică statutul valabil la data faptelor, nu doar azi.
Și o verificare devenită critică: e-Factura. Din 2024 pentru B2B și din 2025 pentru B2C și facturile simplificate, fluxul de facturare al firmelor românești trece prin RO e-Factura, iar pentru operațiuni B2B interne sunt considerate facturi doar cele transmise prin sistem (Codul fiscal, art. 319 alin. (1^1)); o factură primită pe email, în afara sistemului, expune și emitentul, și destinatarul la amendă de 15% din valoarea ei. La preluare, cere acces SPV din prima zi și uită-te cum emite și cum primește clientul facturile.
Semnalele care justifică un refuz
Dincolo de obligații, onboarding-ul e momentul în care decizi dacă vrei clientul. Semnalele grele sunt publice: firmă în pre-insolvență sau cu cerere de insolvență pe rol, capitaluri proprii negative cu datorii mari la buget, administrator cu firme radiate sau insolvente în urmă. În indexul Firmoscop figurau, la 19 iulie 2026, peste 4 milioane de firme, dintre care 32.000+ în insolvență — iar verificarea unui client durează sub un minut și îți dă un verdict verde / galben / roșu cu sursa și data fiecărui semnal. Normele CECCAR cer oricum o fișă de acceptare a clientului și o evaluare de risc per client; verificarea din surse oficiale e exact conținutul acelei fișe, nu un pas în plus. Lista completă de verificări, dincolo de specificul contabil, e în checklist-ul de due diligence.
Dosarul de onboarding se închide cu evidența: documentele de identificare, dovada beneficiarului real, evaluarea de risc și verificările făcute se păstrează 5 ani de la încetarea relației (art. 21). Termenii care apar pe parcurs sunt explicați în dicționar. Cadrul de mai sus e cel în vigoare la 19 iulie 2026 — Legea 129/2019 a fost modificată frecvent, așa că la aplicare pornește de la forma consolidată curentă și de la normele CECCAR, iar pentru situațiile-limită întreabă un consultant specializat.